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Documentation du poste

Donner une structure formelle au savoir-faire

La documentation du poste facilite l’intégration d’un employé tout en assurant l’uniformisation des méthodes de travail et ce, autant pour les postes administratifs que pour les postes de production. Plus particulièrement, une organisation du travail basée sur la polyvalence exige que les postes soient documentés.

Documenter le savoir-faire

Les activités de transfert intergénérationnel des compétences amènent les entreprises à documenter le savoir-faire de leurs travailleurs d’expérience. Le fameux « petit carnet » peut être documenté en suivant le processus suivant :

  • Élaboration de la description d’emploi et validation par le travailleur; consulter l'outil 1
  • Liste des tâches prioritaires à documenter (utiliser le 80-20); consulter l'outil 2 et l'outil 3
  • Validation de la liste des tâches par le gestionnaire
  • Cueillette d’informations pour les tâches priorisées
  • Choix des outils pour la documentation (arbre décisionnel, procédure, méthodes de travail…)
  • Élaboration des outils et validation

Cet exercice nécessite que le travailleur d’expérience soit libéré et accompagné par une ressource externe qui le guide dans l’élaboration des divers documents. Des programmes d’aide financière sont disponibles pour ces activités.

Une fois terminée, la documentation du poste peut être intégrée à une structure de formation interne telle qu’un programme d’entraînement à la tâche structuré ou encore un programme d'apprentissage en milieu de travail (PAMT).

Documenter les procédures de travail

La documentation du poste peut contenir plusieurs ou tous les éléments suivants :

  • Règles de santé et sécurité
  • Description de l’équipement
  • Démarrage, opération, entretien et réglage
  • Procédures
  • Instructions de travail
  • Méthodes de travail
  • Points de contrôle de qualité

Une méthode simple consiste à présenter en format « power point » les procédures.

  • Consulter la « liste des postes » pour vérifier les postes non documentés de votre entreprise
  • Choisir de documenter le poste
    • si c’est un poste d’entrée
    • si vous désirez raccourcir le délai d’appropriation du poste
    • si le portrait démographique du poste révèle une répartition élevée du nombre des employés dans le groupe d’âge 56 ans et plus
    • si plusieurs employés quittent dans un délai rapproché

Gestion prévisionnelle de la main-d'oeuvre


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